Beurteilung des internen Kontrollsystems
Für die Sicherstellung einer rechtmässigen und wirtschaftlichen Umsetzung der Aufgaben sind interne Kontrollsysteme wichtig. Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist ein wichtiges Instrument zur Verhinderung von Fehlern und Betrug sowie zur Sicherstellung der Qualität der Arbeit. Es hilft im Weiteren auch zur Dokumentation der Arbeit gegenüber Dritten. Gemäss Finanzhaushaltsgesetz sorgen die Departemente und Verwaltungseinheiten für ein internes Kontrollsystem, das auf die Risikobewirtschaftung des Regierungsrates abgestimmt ist. Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen.
Die Finanzkontrolle hat gemäss Finanzkontrollgesetz die Aufgabe, die internen Kontrollsysteme (IKS) zu beurteilen. Dabei wird das IKS in einem weiten Sinn verstanden und nicht auf die finanzrelevanten Prozesse eingeschränkt. Die Finanzkontrolle versteht das IKS als die Gesamtheit aller vom Regierungsrat und den Vorstehern der Verwaltungseinheiten angeordneten Vorgängen, Methoden und Massnahmen (Kontrollen), die dazu dienen, einen ordnungsgemässen und wirtschaftlichen Ablauf der Verwaltungstätigkeit sicherzustellen. Diese organisatorischen Massnahmen sind in den Verwaltungsabläufen zu integrieren, das heisst, sie erfolgen arbeitsbegleitend oder sind der Arbeit unmittelbar vor- oder nachgelagert.
Ein IKS wirkt insbesondere unterstützend bei:
- der Zielerreichung durch eine wirksame und effiziente Verwaltungsführung (Wirtschaftlichkeit);
- der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Rechtmässigkeit);
- dem Schutz des Verwaltungsvermögens;
- der Verhinderung, Verminderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten;
- der Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchführung.
In den vergangenen Jahren haben wir Lücken im Bereich der Risikosteuerung festgehalten, diese wurden weitgehend behoben. Auf Stufe Amt wurde flächendeckend eine Risikoidentifikation und Risikobewertung vorgenommen und IKS-Instrumente eingeführt. Daraus wird ein konsolidierter Risikobericht z.H. des Regierungsrats erstellt. Damit wurde die Grundlage für die erste Verteidigungslinie gegen Risiken in der Verwaltungstätigkeit systematisch aufgenommen und in die Amtsprozesse integriert.
Als zweite Verteidigungslinie im Sinne von Risk-Management- und Compliance-Funktionen wurden gezielt einzelne amtsübergreifende Risiko-Funktionen etabliert, die eine gewisse Unabhängigkeit und ein erhöhtes Fachwissen mitbringen. Die Finanzkontrolle hat in der Vergangenheit verschiedentlich festgehalten, dass auf dieser Ebene Lücken bestehen, zum Beispiel im Bereich der Arbeitssicherheit, bei Leistungsvereinbarungen mit Dritten, bei der Informatiksicherheit oder bei Vergaben. Im Bereich Arbeitssicherheit wurde diese Lücke geschlossen. Bezüglich Leistungsvereinbarungen plant das Finanzdepartement, ein verwaltungsweites Beitragskonzept im Sinne einer Richtlinie zu erarbeiten und eine zentrale Kompetenzstelle zur Unterstützung der Ämter in der Erarbeitung, Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen aufzubauen. Im Bereich der IT-Sicherheit wurden inzwischen zwei Stellen geschaffen.
Im Bereich Beschaffungswesen wurde mit der Umsetzung der revidierten Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) zusätzliche Kontrollmechanismen bei den einzelnen Verwaltungseinheiten und der Kompetenzstelle evaluiert und eingeführt. Weitere Massnahmen zu Controlling und Compliance sind in Vorbereitung.
Der Kanton Schwyz vergibt Aufträge, kauft Dienstleistungen ein und spricht Subventionen und Darlehen. Es fliessen hohe Beträge. Von den rund 2 Mrd. Franken jährlichen Gesamtaufwand fliesst ein Grossteil an Dritte. Zudem trifft der Kanton Entscheidungen mit einschneidenden Konsequenzen für Dritte, wie Bewilligungen, Planungen, Bussen usw. Der Kanton steht zudem in einer wichtigen Investitionsphase mit grossen Hoch- und Tiefbauprojekten mit einem Investitionsvolumen von über 1 Mrd. Franken. Vor diesem Hintergrund bestehen erhöhte inhärente Betrugsrisiken.
Feststellung
Deliktisches Verhalten: Prävention, Aufdeckung und Untersuchung (aus Vorjahr)
In der kantonalen Verwaltung hat es in den letzten Jahren verschiedene Fälle von betrügerischem Verhalten gegeben. Die Betrugs- und Korruptionsrisiken wurden aber bisher nicht genügend adressiert. Der Regierungsrat hat in seinem Bericht «Controlling- und Risikobeurteilung» Handlungsbedarf bezüglich der Sensibilisierung und Etablierung eines Prozesses sowie einer Anlaufstelle zur Delikts- und Ereignisbewältigung bei Vermögensdelikten festgehalten. Es fehlt vielfach an qualifizierten Handlungsanweisungen, Sensibilisierung, Wissen und an einer zentralen verwaltungsweiten Anlaufstelle, um aus Sicht des Arbeitgebers rechtzeitig und korrekt zu handeln sowie die notwendigen Massnahmen einzuleiten.
Beurteilung
Deliktisches Verhalten: Prävention, Aufdeckung und Untersuchung (aus Vorjahr)
Ein angemessener Umgang mit deliktischem Verhalten ist nicht nur in finanzieller Sicht von Bedeutung, sondern auch für das Vertrauen der Bürger in die Politik und Verwaltung von hoher Bedeutung. Der von der Regierung im Controllingbericht aufgenommene Punkt bezüglich Umgang mit vermögensdeliktischen Ereignissen ist wichtig. Aus Sicht Finanzkontrolle sind Betrugs- und Kontrollrisiken ganzheitlich zu adressieren, also nicht nur bei Verdachtsfällen korrekt zu handeln, sondern auch im IKS, in den Personal- und Controllingprozessen zu berücksichtigen. Es reicht nicht nur auf Verdacht zu reagieren, sondern es ist wichtig auch in die Prävention und Aufdeckung zu investieren.
Umsetzung
Deliktisches Verhalten: Prävention, Aufdeckung und Untersuchung (aus Vorjahr)
Der Regierungsrat hat in seinem Bericht «Controlling- und Risikobeurteilung» Handlungsbedarf festgehalten. Es soll eine Sensibilisierung und Etablierung eines Prozesses zur systematischen und kompetenten Delikts- und Ereignisbewältigung (inklusive Beschaffungswesen) sowie Definition einer Anlaufstelle und der entsprechenden Verantwortung (Hinweisgebersystem) sowie Instrumente erfolgen.
Die Etablierung eines systematischen, verwaltungsweiten Prozesses verbunden mit entsprechenden Instrumenten und Workflows ist in Erarbeitung. Aufgrund Priorisierung der personellen Ressourcen konnte mit der Umsetzung im Jahr 2024 noch nicht gestartet werden. Es ist geplant, die erste konzeptionelle Umsetzung gegen Ende 2026 zu realisieren.
Empfehlung
Deliktisches Verhalten: Prävention, Aufdeckung und Untersuchung (aus Vorjahr)
Die Finanzkontrolle unterstützt die Bemühungen der Regierung zur Delikts- und Ereignisbewältigung. Wir empfehlen jedoch, Betrugs- und Korruptionsrisiken nicht nur auf die Abwicklung konkreter Ereignisse zu beschränken, sondern diese auch in die systematische Risikobeurteilung aufzunehmen, sowie Aspekte der Prävention und Aufdeckung mitzuberücksichtigen.