Finanzkontrolle

Tätigkeitsbericht 2025

Übergeordnete Einschätzung

Einhaltung der geltenden Grundsätze zur Haushaltsführung

Neben der ordnungsgemässen Rechnungslegung hält das Gesetz über den kantonalen Finanzhaushalt (FHG) fest, dass der Kanton nach den Grundsätzen der Gesetzmässigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, des Haushaltgleichgewichts, der Verursacherfinanzierung, Vorteilsabgeltung und der Leistungs- und Wirkungsorientierung zu führen ist.

Diese Grundsätze können im Wesentlichen unter zwei Begriffen zusammengefasst werden. Erstens unter Rechtmässigkeit, respektive Compliance, in dem Sinne, dass alle Tätigkeiten auf einer Rechtsgrundlage und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben erfolgen.

Zweitens können unter dem Begriff Wirtschaftlichkeit die Haushaltsgrundsätze der Sparsamkeit sowie der Leistungs- und Wirkungsorientierung eingeschlossen werden. Darin inbegriffen sind insbesondere auch die Begriffe der Wirksamkeit, sowie die Prinzipien der Verursacherfinanzierung und Vorteilsabgeltung.

Aufgrund der Ergebnisse aus den Prüfungen kann festgehalten werden, dass die Rechtmässigkeit der Verwaltungstätigkeit im Allgemeinen sichergestellt ist. Bei den geprüften Einheiten ergaben sich keine Hinweise, dass Tätigkeiten nicht auf einer Rechtsgrundlage basieren. Bezüglich Anwendung und Umsetzung der Vorgaben (Compliance) wurden im Verlauf des Jahres verschiedene Prüffeststellungen gemacht. Folgende übergeordnete Thematik hat sich wiederholt gezeigt:

Feststellung

Fehlende Regelung im Umgang mit Dokumenten / Daten (aus Vorjahr)

In verschiedenen Prüfungen sind wir auf Unsicherheiten bezüglich Umgang mit Dokumenten im Allgemeinen und elektronischen Daten im Besonderen gestossen. Folgende Feststellungen wurden dabei gemacht:

  • Umsetzung der Regelungen über die Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten, sowie des Zugriffsschutzkonzepts und der kantonsweite Datenklassifizierung noch pendent;
  • Im Weiteren ist eine Tendenz zu Outsourcing von Fachapplikationen zu beobachten. Ämter nutzen cloudbasierte Lösungen, welche sie gemeinsam mit anderen Kantonen nutzen, von Bundesämtern zu Verfügung gestellt bekommen oder von Drittanbietern einkaufen. Diese Applikationen laufen ausserhalb des Einflussbereichs des Amts für Informatik.

Es besteht das Risiko, dass elektronische Dokumente verändert, verschoben oder gelöscht werden. Insbesondere bei Fachapplikationen, die ausserhalb des Verantwortungsbereichs des Amts für Informatik laufen, besteht das Risiko von Sicherheitslücken.

Beurteilung

Fehlende Regelung im Umgang mit Dokumenten / Daten (aus Vorjahr)

Mit zunehmender Digitalisierung werden entsprechende Regelungen für eine rechtmässige Verwaltungsführung unabdingbar. Die Organisationsstrukturen und Prozesse sind entsprechend anzupassen.

Umsetzung

Fehlende Regelung im Umgang mit Dokumenten / Daten (aus Vorjahr)

Der Regierungsrat hat das Risiko eines unzureichenden Umgangs mit Daten und Informationen im Controllingbericht aufgenommen und Handlungsbedarf festgehalten.

Die Identifikation sensibler und vertraulicher Informationen sowie das Aufdecken von bestehenden Risiken soll durch konsequente Anwendung von Schutzbedarfsanalysen, Datenschutzfolgenabschätzungen und Informationssicherheit- und Datenschutz-Konzepten (ISDS) erfolgen. Das Amt für Informatik erarbeitet die hierzu benötigte Weisung zum IT-Grundschutz und die Hilfsmittel. Die Revision der IT-Verordnung wurde vorangetrieben und definiert weitere Aspekte in diesem Bereich. Bezüglich der fehlenden Datenklassifizierung wird das Finanzdepartement im Rahmen der Förderung der digitalen Transformation sowie der digitalen Aktenführung das weitere Vorgehen evaluieren. In der Teilrevision der IT-Verordnung ist eine Klassifizierung vorgesehen.

Im Rahmen der Revision der ÖDSV werden die rechtlichen Grundlagen zur Publikation von öffentlichen Verwaltungsdaten (Open Government Data, OGD) geschärft. Zudem ist geplant, einen Grundsatz zum Umgang mit öffentlichen Verwaltungsdaten im neuen Gesetz über die digitale Verwaltung zu verankern.

Mit der IT-Verordnung Teilrevision konnten die auch beim Bund bekannten Datenklassifizierungsstufen «öffentlich, intern, vertraulich, geheim» rechtlich verankert werden. Als Grundlagenarbeit im Bereich IT-Sicherheit
wird zudem der IT-Grundschutz erarbeitet, welcher dann in den nächsten Jahren durch die verschiedenen IT-Systeme und Fachanwendungen entsprechend umgesetzt werden muss. Zudem ist im 2025 eine zusätzliche Stelle im Cyber Security Bereich geschaffen worden.

Empfehlung

Fehlende Regelung im Umgang mit Dokumenten / Daten (aus Vorjahr)

Die Finanzkontrolle unterstützt das Vorgehen, insbesondere folgende Aspekte:

  • ein kantonsweites Zugriffsschutzkonzept und Datenklassifizierung;
  • Richtlinien zur Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. (Weisung zum IT-Grundschutz und entsprechende Hilfsmittel);
  • Richtlinien für die Nutzung cloudbasierter Fachapplikationen externer Provider.

Die Wirtschaftlichkeit im Sinne des sparsamen, zweckmässigen und effizienten Umgangs mit den finanziellen Mitteln ist im Allgemeinen gut. Folgende übergeordnete Feststellungen halten wir fest:

Feststellung

Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen / Staatsbeiträgen (aus Vorjahr)

Der Kanton Schwyz erbringt einen substanziellen Teil seiner gesetzlichen Aufgaben über Leistungsvereinbarungen mit Dritten. In verschiedenen Prüfungen von Leistungsvereinbarungen stellten sich unter anderem folgende Problematiken:

  • Fehlen eines einheitlichen und systematischen Ansatzes zur Erarbeitung, Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen;
  • Umgang mit Zielkonflikten (z.B. Schutz- und wirtschaftliche Ziele);
  • Massnahmen bei ungenügender Leistung der Auftragnehmenden oft nicht geregelt (z. B. Sanktionen, Ausstiegsklauseln, operative Mitsprache);
  • typischerweise keine Marktsituationen für die Ausschreibung von Leistungen und damit z.T. hoher Controllingaufwand seitens Kantons zur Sicherstellung der wirtschaftlichen Leistungserfüllung;
  • finanzielle Risiken können nur beschränkt an Dritte delegiert werden (gesetzliche Gewährleistungspflicht durch Kanton, Haftungsrisiken);
  • Unterscheidung zwischen Finanzierungen operativer Tätigkeiten und langfristigen Investitionen teilweise ungenügend (Abgrenzungsprobleme bei Vertragsauflösung).

Beurteilung

Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen / Staatsbeiträgen (aus Vorjahr)

Für eine schlanke Verwaltung, welche bewusst Aufgaben bei privatwirtschaftlichen oder nicht gewinnorientierten Leistungserbringern einkauft, ist ein systematischer Ansatz für die Erarbeitung, Steuerung und Überwachung von Leistungsaufträgen aus wirtschaftlicher und rechtlicher Sicht von hoher Bedeutung. § 5 des Finanzhaushaltsgesetzes sieht entsprechend vor, dass sich das Controlling auch auf die Beteiligungen des Kantons an Institutionen des öffentlichen und privaten Rechts sowie auf Staatsbeiträge erstreckt.

Umsetzung

Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen / Staatsbeiträgen (aus Vorjahr)

Das mangelnde Vertragsmanagement ist erkannt und im Rahmen des Controllingberichts als Risiko mit Handlungsbedarf aufgenommen. Es ist vorgesehen, ein zentrales Instrument (Informatiktool, Vorlagen, Controllingzyklus) zu erarbeiten, damit Verträge, Lizenzen und Leistungsvereinbarungen verwaltungsweit systematisch verwaltet und gesteuert werden.

Mit dem kantonalen Geschäftsverwaltungssoftware steht für die Umsetzung des Vertrags- und Beitragsmanagements das Informatikinstrument zur Verfügung. Das Amt für Finanzen hat den Auftrag, ein zielführendes verwaltungsweites Vertrags- und Beitragsmanagement in Abstimmung mit dem Beschaffungswesen zu konzipieren und umzusetzen.

Empfehlung

Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen / Staatsbeiträgen (aus Vorjahr)

Die Finanzkontrolle unterstützt die Pläne des Regierungsrats, ein verwaltungsweites Beteiligungs- und Beitragscontrolling, sowie ein Vertragsmanagement zur Unterstützung der Ämter in der Erarbeitung, Steuerung und Überwachung von Leistungsvereinbarungen aufzubauen.

Das Prinzip der Wirksamkeit gibt vor, dass die Tätigkeiten der Verwaltung konsequent auf die effektive Wirkung ausgerichtet sein soll und dass konsequent die übergeordneten Ziele verfolgt werden. Das Prinzip der Wirksamkeit stellt somit sicher, dass die Tätigkeit in erster Linie im Sinne der Gesetze und nicht formalistisch nach den Buchstaben der Gesetze erfolgen soll.

Feststellung

Stärkung der Zusammenarbeit in der Verwaltung (aus Vorjahr)

Die kantonale Verwaltung ist heute siloartig in Departementen organisiert und von einer starken Ämterkultur geprägt. Die Anforderungen an die Verwaltungstätigkeit werden in einem volatilen und ambivalenten Umfeld zunehmend komplexer. Im Rahmen unserer Prüfungen haben wir wiederholt festgestellt, dass für die effiziente Erfüllung der Aufgaben eine ämter- und z.T. auch departementsübergreifende, agile Zusammenarbeit gefragt ist.

Insbesondere in folgenden Bereichen haben wir Optimierungspotenziale festgestellt:

  • Die Umsetzung der Strategie «Digitale Verwaltung Schwyz 2032» ist aktuell noch stark auf die technischen Aspekte limitiert. Der in der IT-Strategie angestrebte Kulturwandel wurde noch nicht aktiv angegangen.
  • Verschiedene ämterübergreifende Aufgaben und Prozesse sind aufgrund uneinheitlicher – und zum Teil widersprüchlicher – Zielsetzungen zu wenig aufeinander abgestimmt. Das führt zu Ineffizienten und zu wenig bürgerorientierten Prozessen.
  • Vorhandene Informationen werden unzureichend genutzt, wenn diese nicht direkt die eigene Aufgabe, sondern eine amtsfremde öffentliche Aufgabe betreffen. Erfahrungen und Wissen werden zurückhaltend oder gar nicht ausgetauscht, was zu Doppelspurigkeit führen kann und die möglichen Potenziale nicht ausschöpft.

Beurteilung

Stärkung der Zusammenarbeit in der Verwaltung (aus Vorjahr)

  • Die Digitale Transformation benötigt eine ganzheitliche daten-, prozess- und bürgerzentrierte Herangehensweise. Strategischen Ziele wie «Kundenfokus», «Kulturwandel» und «Effizienz» sowie Leitprinzipien wie z. B. «once only» oder «Interoperabilität» bedingen ein Aufbrechen der hierarchischen Silostruktur im Arbeitsalltag.
  • Dieselben Anforderungen gelten auch allgemein für eine gute Verwaltungstätigkeit. Die Mitarbeitenden und die gesamte Organisation müssen optimal aufgestellt sein, um die bestehenden Potenziale auszunutzen sowie flexibel und schnell auf künftige Herausforderungen reagieren zu können.

Umsetzung

Stärkung der Zusammenarbeit in der Verwaltung (aus Vorjahr)

Der Kanton verfügt mit dem Regierungsprogramm und verschiedenen Teilstrategien wie «Digitale Verwaltung Schwyz 2032», «Strategie Wirtschaft und Wohnen 2035» sowie weiteren Bereichsstrategien über gute strategische Grundlagen. Mit dem Beschluss zur Zentralisierung der Verwaltung an wenigen Verwaltungsstandorten wird die Zusammenarbeit gefördert. Weitergehende Massnahmen zur agilen Zusammenarbeit, zur verbesserten Vernetzung und zum anvisierten Kulturwandel sind noch ausstehend.

Empfehlung

Stärkung der Zusammenarbeit in der Verwaltung (aus Vorjahr)

Um sicherzustellen, dass die Verwaltung auch in Zukunft effizient und bürgerorientiert ihre Aufgaben wahrnehmen und gleichzeitig als ein moderner Arbeitgeber im Wettbewerb um gute Arbeitskräfte bestehen kann, ist aus Sicht der Finanzkontrolle eine aktive Arbeit an der Organisationskultur und der systematischen Zusammenarbeit nötig. Dabei stehen folgende Themen im Vordergrund:

  • Stärkung respektive Aufbau einer departementsübergreifenden Führung (auf Verwaltungsebene);
  • Stärkung der internen Kommunikation zur Etablierung einer einheitlichen Vision, eines klaren Zielverständnisses gemäss dem Regierungsprogramm und weiterer strategischen Vorgaben;
  • intensivierte interne Führungsaus- und Weiterbildung zur Stärkung einer gemeinsamen Führungskultur und zur Förderung einer kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungstätigkeit durch schnelle Lern- und Entscheidungszyklen;
  • Etablierung agiler Strukturen zur Förderung von ämterübergreifender Zusammenarbeit, von Wissensaustausch und innovativen Ansätzen – insbesondere im Rahmen der digitalen Transformation.